Office Assistant / Administratief Medewerker

Zoals de trappen van EeStairs vaak het centrale punt van een gebouw zijn, zo ben jij het centrale punt binnen het kantoor van EeStairs.

Als Office Assistant ben jij het eerste aanspreekpunt voor iedereen die het pand binnenkomt. Voor de klant die een bedrijfsbezoek aflegt, de leverancier die een afspraak heeft, de pakketbezorger die bestellingen komt leveren tot aan de sollicitant die langs komt voor een kennismaking. Jij zorgt er voor dat iedereen zich welkom voelt. Maar daarnaast heb je een afwisselend takenpakket, omdat je voor veel collega’s intern taken oppakt.

Wat ga je doen?

• Facilitair: Het aannemen van de telefonie en het verzorgen van de post. Je draagt zorg voor de uiterlijke staat van de ontvangruimtes en de kantine. Als Office Assistant organiseer je ook alles rondom bijeenkomsten en groepen die langskomen. EeStairs krijgt regelmatig groepen op bezoek, van scholen die op bezoek komen tot aan Ingenieurs bij een werkbezoek. Jij zorgt ervoor dat er een collega wordt ingeschakeld om ze rond te leiden, maar denkt ook aan de catering. Ook bij de (interne) EeParty’s ben jij nauw betrokken, dus als je van een feestje houdt ben je hier ook aan het goede adres. Je draagt zorg voor de juiste planningen en overzichten;
• Administratief: Ter ondersteuning van de administratie neem jij een aantal taken op je. Je checkt of iedereen tijdig en correct zijn uren heeft ingeboekt in de mobiele app. Ook zorg jij voor de verwerking van de inkomende én uitgaande facturen, bereid je de betaalbatches voor en houd je in de gaten of onze klanten de facturen tijdig betalen.
• Ontzorgen van het management: hotels/(vluchten af en toe) regelen, algemene email beheren, div kantoorbestellingen doen. Notuleren tijdens bepaalde vergaderingen. Etc.